關于拜訪申請的功能思考

dn
5 評論 2874 瀏覽 5 收藏 12 分鐘

編輯導語:如今隨著人們生活質量的提升以及技術的發展,物業行業也在不斷的變化,一些小區和大樓都會對訪客進行登記,一個好用的拜訪申請系統是非常重要的;本文作者分享了關于拜訪申請的功能思考,我們一起來學習一下。

一、背景

隨著技術發展 ,物業行業在業務飛速發展的過程中,也順應這一趨勢著力發展物業管理信息化、工作流程在線化、資產管理數據化等,為資產管理降本增效。

物業公司作為寫字樓的管理者,好的物業公司能通過他們專業化的管理、服務,吸引優質租戶遷入,提升寫字樓的品質價值。

訪客拜訪作為寫字樓物業服務的第一個重要環節,如果沒有一種合適科學的管理方式必會造成寫字樓的混亂。

當某位訪客因某一個目的進入大樓,就會觸發拜訪申請,需要到前臺手寫登記自己的信息,包括日期、姓名、身份證號碼、聯系方式、來訪事由、來訪樓層、停留時間段。

填寫完畢后,物業人員會核對訪客填寫的信息,一些管理較為嚴格的物業公司,則需要訪客出示身份證進行校驗;而且面臨一些特殊公司或者訪客的特殊事由,物業人員需要與具體的業主進行聯系并確認情況無誤后,才會對訪客予以放行。

二、痛點分析

針對以上目前有很多寫字樓對于訪客來訪的管理采用手寫登記填寫《拜訪客戶登記記錄表》的方式,這樣務必會造成三大方面的問題:

1)寫字樓的安全性難以保障

第一個場景是寫字樓作為一個辦公性質的半公共區域,一直存在進出人員構成復雜,比如公司業主、推銷人員、裝修人員、求職者等等;而訪客手寫登記的形式,保安或者前臺需要提醒訪客拿出身份證與登記信息進行核驗其真偽性。

但是部分訪客沒有攜帶身份證,寫字樓工作人員無法對其身份的真偽性進行核查,無法有效的規避潛在風險,會衍生出財產安全問題,如竊賊佯裝內部員工、訪客盜竊。

2)寫字樓的管理成本增加

第二個場景是由于某些天寫字樓來訪人員眾多,由于手寫登記的形式,來訪人員必須輪流依次填寫《拜訪客戶登記記錄表》。

在訪客填寫過程中,對于某些字段的不理解,需要向工作人員或者被訪公司進行詢問;當來訪人員激增時,由于填寫信息緩慢以及存在某些不守規矩的訪客,就會讓工作人員的工作變得十分混亂,物業需要調派人手對現場進行管理,這樣會導致訪客管理時間成本和人力成本增加。

3)拜訪記錄難以歸檔查看

第三個場景是考慮到存在安全問題,在以后可以查看具體某天的某一時間段的訪客信息,因此寫字樓物業工作人員需要將訪客記錄表定期歸檔。

由于訪客信息登記的方式是手寫,訪客記錄表需要放置在專門的文檔儲放空間;當物業工作人員去翻閱并查看具體某一時段的記錄的時候,需要從年份、月份、日期和時間依次向下查看,導致拜訪記錄歸檔后,查看的效率低下。

三、拜訪申請功能的定義

以上可知,用戶在線下拜訪申請的時候,由于沒有明確的外界規則的約束,例如缺少對信息填寫的規范性、真實性等,容易引發各種問題;而線上拜訪申請可以一系列的前后端的判斷條件和業務規則避免這些問題。

針對寫字樓的安全性難以保障的問題,線上拜訪申請讓用戶在信息填寫這一過程中,通過前后端的判斷條件,例如必須滿足手機號11位數、身份證號和姓名的交叉驗證、公司名稱的選擇等;對填寫的信息進行約束,規范用戶填寫的規范性,并且也驗證用戶登記信息的真實性,避免了潛在的安全風險問題。

針對傳統拜訪申請造成了寫字樓的管理成本增加, 對于物業來說,在線上拜訪申請的場景下,原本屬于物業的工作,現在部分交給系統的前后端進行判斷處理;例如必填字段的提示說明、身份證號和姓名的交叉驗證,提高了審核訪客工作的效率和質量。

針對傳統拜訪記錄難以歸檔查看的問題,線上拜訪申請可以讓訪客填寫表單頁的數據上傳到后端數據庫,如個人姓名、聯系方式、身份證號、拜訪單位名稱等數據;物業工作人員通過物業后臺管理系統的訪客管理模塊,可以對訪客信息進行快速檢索,也解決了拜訪記錄難以歸檔查看的問題。

因此,線上拜訪申請在一定程度上保障了寫字樓業主的安全,提高了物業工作的效率和質量,也為日后的安全問題提供可查的訪客信息。以下我們思考如何去設計拜訪申請功能。

四、如何設計拜訪申請功能

由以上內容我們可以知道,線上拜訪申請包括了填寫申請信息、系統審核申請信息。

考慮到寫字樓的安全,我們需要對訪客身份信息和停留在寫字樓時長最為關注,因此在設計拜訪申請功能的時候,最關注的兩點:訪客信息的真偽性、訪客進出的限制性。

1. 訪客信息的真偽性

較為嚴格的寫字樓前臺會嚴格核實訪客的身份證信息與登記的信息是否一致;同樣前臺可能會對訪客前往的目的公司或者具體拜訪人進行聯系,以確認其真實性。

因此,針對驗證訪客填寫信息的真偽性有如下幾種方式:

身份證驗證:所謂的身份證驗證,就是實名認證的一種,支持姓名、身份證號兩要素驗證,與權威數據源進行比對驗真,判斷用戶是否為「本人」;考慮到物業工作的效率性和安全性,拜訪申請功能可以接入第三方接口,如公安驗證API,直接對訪客提供的姓名和身份證號進行對比核驗,核驗不正確則提示用戶填寫信息有誤。

被訪人驗證:被訪人驗證指的是物業前臺根據訪客提供的被訪人/被訪公司信息,與被訪人/被訪公司取得聯系,確認訪客來訪信息的真偽性;因此在拜訪申請過程中,物業工作人員通過被訪人驗證可以核實來寫字樓目的和來訪人員信息的真偽性。

2. 訪客進出的限制性

在驗證了訪客信息的真偽性后,如果讓訪客使用通行二維碼在時間維度上毫無限制性的進出寫字樓,這樣必然會造成秩序上的混亂;因此需要對訪客的進出做出時間限制,而這一塊限制是基于寫字樓閘機對通行二維碼解析時間信息來做判斷。

我們可以回歸一個場景,思考一下:

訪客來到寫字樓主要是出于一個短期的目的,比如商務會議、面試、合作等事項,所以訪客在寫字樓的時間是可以以半天為一個單位進行限制,如上午(08:30-11:30)、下午(14:00-17:30)、下午(08:30-17:30),而具體的時間根據不同的物業公司的要求,可以在后臺管理系統和閘機進出協議上進行修改。

因此,我們在設計拜訪申請功能的時候,來訪人員需要對進出的時間字段進行選擇,然后依靠閘機對通行二維碼的時間字段進行判斷,來對訪客進出做出限制。

以下是根據訪客信息的真偽性和訪客進出的限制性為依據,設計了拜訪申請功能的流程:

拜訪申請表單頁設計:

以上為拜訪申請的表單頁,其中必填項為姓名、手機號、身份證號、拜訪單位和拜訪時間;其中,拜訪時間的設置上設計為半天和整天制,這款時間也不會在前端寫死,而是根據不同的寫字樓要求,可以在后臺進行設置。

拜訪人和其聯系方式為非必填項,物業人員可以對其進行撥打電話進行核驗,由此來規避一些風險。

五、總結

好的拜訪申請功能不僅僅可以核驗訪客信息的真實性,保障寫字樓的安全,而且線上化的登記,易于信息的歸檔和查閱,為物業公司節省更多的人力成本和時間成本。

產品經理在設計拜訪申請的功能時,需要與業務方溝通,了解在實際工作中的痛點,充分理解訪客和物業的需求再進行設計。

 

本文由 @dn 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協議

給作者打賞,鼓勵TA抓緊創作!
更多精彩內容,請關注人人都是產品經理微信公眾號或下載App
評論
評論請登錄
  1. 這樣的話,申請流程就是由拜訪者來進行線上申請,那么問題就會出現:1,拜訪者需要在到達辦公樓內后,掃描二維碼通過下載APP或者打開小程序或者網頁進行申請的填寫,這個流程很麻煩。2,如此,時間的選擇其實用處不大,我身為拜訪者,大老遠來到這,不存在明天再進去,或者后天再進去的事情。3,還有就是網絡的問題,倘若網速不好,這個流程要花費很久,而前臺登記可能比這要快。其實做成由辦公樓的業主進行填寫拜訪申請,交給拜訪者,拜訪者持二維碼進入會方便很多。

    回復
    1. 謝謝您的指點!對于第一點,這個流程的確會深一些,其實作為訪客使用小程序的時候,這個功能使用頻率還是很高的,在信息架構上,會放到主金剛區,視覺上比較明顯;對于第二點,我其實也思考過這個問題,對于訪客的限制,是不是存在時間維度的限制,的確沒有思考清楚;第三點,這篇文章主要討論的是拜訪申請,其實還有訪客邀請的場景,這是一個單獨的功能

      回復
    2. 其實時間更多的是對通行二維碼的有效性的設置,我認為在這里用戶不需要去選擇,而是系統給予一個默認的限制,比如一天

      回復
  2. 流程圖有點小問題,哈哈哈

    回復
    1. 對的,有點小問題,我要再改改,大意了,謝謝

      回復